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Microsoft Teams ist eben doch das bessere WhatsApp

Veröffentlicht am 29 Juli 2020 in Digitalisierung

Ende 2019 kündigte Microsoft an, den Anforderungen deutscher Organisationen an den Datenschutz in Office 365 (nun Microsoft 365) mehr Beachtung zu schenken und das Geschäftsangebot in dieser Richtung weiterzuentwickeln.

Seit März 2020 haben Neukunden der Office 365 Business- und Microsoft 365 Enterprise-Produkte die Möglichkeit, ihre Daten - bis auf wenige Ausnahmen wie z.B. Yammer, ein soziales Unternehmensnetzwerk - ausschließlich in Deutschland bzw. innerhalb der EU zu speichern. Dies war eine wesentliche Voraussetzung, geltende Datenschutzanforderungen der DSGVO einfacher zu erfüllen.

Damit war für mich der Zeitpunkt gekommen, den Weg der Digitalisierung einen großen Schritt weiterzugehen und zentrale Bestandteile meines Arbeitsumfeldes in die Microsoft365-Umgebung und damit in die Cloud zu verlagern. Dass dieser Schritt in die Zeit der ersten Welle der SARS-CoV-2-Pandemie fiel, war Zufall -aber in gleichem Maße hilfreich, weil die Überzeugung der betroffenen Kunden einfach war: SARS-CoV-2 ist ein nachhaltiger „Game-Changer“ - auch für die Zusammenarbeit von Organisationen.

Es wächst zusammen, was zusammengehört…

Fragt man Apple-Nutzer, die nicht primär im Grafikbereich tätig sind, nach Argumenten für deren Entscheidung zur Nutzung der Hard-/Software, wird ganz oft an erster Stelle die Bedienerfreundlichkeit genannt, meist eng gefolgt von der Stabilität des Systems.

Nun gehören die Zeiten der berüchtigten Programm- und Systemabstürze bei Microsoft schon seit einiger Zeit weitestgehend der Vergangenheit an. Und der Bedienerfreundlichkeit von Apple setzt Microsoft mit der Microsoft 365-Umgebung ein ganz dickes Pfund entgegen: nämlich in Form der vielfältigen Möglichkeiten einer einfachen Zusammenarbeit. Denn Microsoft 365 ist inzwischen wahrlich weit mehr als ein Paket aus Word, Excel und PowerPoint.

Microsoft Teams, Sharepoint, OneDrive, Planner, OneNote, Stream oder demnächst auch Lists sind die Bausteine, welche die Kernprogramme wie Word, Excel, PowerPoint oder auch Outlook nicht nur sinnvoll ergänzen sondern auch noch in ganz vielen Bereichen einen einfachen Informationsaustausch untereinander ermöglichen. Das spart Zeit, vereinfacht Vieles und erhöht damit die Produktivität!

Darüber hinaus können über Microsoft 365-Bausteine hinweg sog. Workflows, also Standardabläufe, aufgesetzt werden. Und wem die vorhandenen Möglichkeiten nicht ausreichen, der kann sich über sog. Konnektoren externe Programme verbinden und auch hier Daten austauschen.

Damit geht Microsoft den 2014 eingeschlagenen Weg bei der Produktentwicklung konsequent weiter. Damals formulierte der Microsoft-Chef die neue Kern-Strategie mit folgenden Worten: „Produktivität geht für uns weit über Dokumente, Tabellen und Folien hinaus. Wir wollen die Produktivität für die Menschen neu erfinden, die in einem wachsenden Meer an Geräten, Apps, Daten und sozialen Netzwerken schwimmen. Wir bauen die Lösungen, die sowohl die Produktivitätsansprüche von Gruppen und Organisationen als auch von Einzelpersonen erfüllen.“

Microsoft Teams: kleine App – mächtiges Tool

Ein zentrales Element dieser Strategie und ein ganz wesentlicher Treiber für meinen Umstieg war die App "Microsoft Teams" in Verbindung mit einigen weiteren Microsoft 365-Bestandteilen, denn das Zusammenspiel dieser Microsoft-Applikationen ermöglicht eine ganz neue Form der gemeinsamen Arbeit, unabhängig davon, ob im Team innerhalb eines Unternehmens oder wie bei mir in der Zusammenarbeit mit Kunden.

Microsoft Teams wurde als Nachfolger von Skype for Business, welches Ende 2020 ausläuft, positioniert. Wie sehr der Markt auf solch ein Produkt gewartet hatte, zeigte sich daran, dass Microsoft nur wenige Monate nach Einführung bekannt gab, dass es sich bei Microsoft Teams um die am schnellsten wachsende Business-Applikation der Microsoft-Geschichte handelt. Im November 2019 wurden erstmals 20 Millionen täglich aktive Benutzer erreicht und diese Entwicklung wurde im März 2020 durch die SARS-CoV-2-Pandemie weiter verstärkt. Innerhalb einer Woche stieg die Zahl der täglich aktiven Nutzer um mehr als 12 Millionen auf 44 Millionen Nutzer.

Der Grund für diese große Akzeptanz auf Benutzerseite liegt in den umfassenden Möglichkeiten, welche dieses Tool bietet. Mit Microsoft Teams haben Teammitglieder (und Gäste) Zugriff auf einen gemeinsamen Hub. Dort finden sie alles, was sie zur Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen. Sie können auch mit Teammitgliedern inner- und außerhalb des Unternehmens für die Arbeit an wichtigen Projekten in Verbindung treten. Teammitglieder arbeiten immer an der neuesten Version, weil jedes in Microsoft Teams geteilte Dokument in der Cloud gespeichert wird. Außerdem können Teamentscheidungen mithilfe des Chatverlaufs ohne zusätzliche Suchanfragen verfolgt werden. Die Emailkommunikation wird massiv reduziert. Gleichzeitig wird die Kommunikation nachvollziehbar dokumentiert.

Gruppenchats oder private Chats ermöglichen es Teammitgliedern, schnell mit Entscheidungsträgern in Kontakt zu treten. Außerdem können sie an Onlinebesprechungen teilnehmen, in denen sie Dateien zusammen verfassen und austauschen können, und so eine sofortige Genehmigung erhalten. Und mit Instant Messaging sowie Sprach- und Videoanrufen sind die Teammitglieder nur ein paar Klicks voneinander entfernt.

Die Anwendungsmöglichkeiten von Microsoft Teams und die damit verbundenen weiteren Programme sind derart interessant, dass es lohnt, auf diese in naher Zukunft in weiteren Artikel an dieser Stelle näher einzugehen. Stay tuned!

Fazit:

Nachdem Microsoft die Speicherung der Daten auf in Deutschland stehenden Servern ermöglichte, waren die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für einen Umstieg erfüllt. In der Zeit des Lockdowns wegen SARS-CoV-2 war der Einstieg ein wenig ruckelig, weil es an der einen oder anderen Stelle spürbar war, dass Microsoft von der plötzlichen Nachfrage kapazitätsmäßig an einigen Stellen an Grenzen stieß. Diese Beeinträchtigungen sind in den vergangenen Wochen nicht mehr aufgetreten.

Weiterhin hat es öfter in der eigenen Umsetzung geruckelt. Es hat sich gezeigt, dass eine grundsätzliche Planung und Strukturierung der Applikation notwendig ist. Sowohl die Einstellungen von Rechten und Richtlinien in dem sog. Identitätsdienst Azure Active Directory als auch datenschutzrechtliche Einstellungen in der Microsoft-Cloud bieten viele Möglichkeiten, deren Nutzung aber auch etwas Einarbeitung erforderte. Insgesamt war die Lernkurve steil. Aber es hat sich gelohnt.

Herausgekommen ist eine Plattform für die Zusammenarbeit mit meinen Kunden, welche gerade im Bereich Datenschutz einen weiteren Professionalisierungsschritt ermöglichte. Die gemeinsame Dokumentenverwaltung erspart viel Zeit. Das gemeinsame Besprechen und Bearbeiten von Dokumenten am Bildschirm erspart Missverständnisse. Die schriftliche Kommunikation hat sich weitestgehend von Emails auf Eins-zu-Eins- oder Gruppenchats verlagert. Damit ist in einem Zuge auch die gesamte Kommunikation zur Entscheidungsfindung dokumentiert. Dies geschieht in einer intuitiv zu bedienenden Umgebung, welche von meinen Kunden minimale Einarbeitung erfordert. Und so manche Videokonferenz ist eindeutig amüsanter als ein Telefonat…